Freelancer-Auslastung realistisch planen: Warum 100 Prozent nicht profitabel sind

Das Problem aus der Praxis

Ein typisches Beispiel: Ein IT-Berater geht in die Selbstständigkeit und möchte 120.000 Euro Umsatz im Jahr machen. Er rechnet mit 220 Arbeitstagen und kommt auf einen Tagessatz von rund 545 Euro. Das erste Projekt läuft zehn Monate mit fünf Tagen pro Woche. Für Akquise bleibt keine Zeit, und die Buchhaltung erledigt er am Wochenende.

Dann endet das Projekt, früher als geplant. Es gibt kein Folgeprojekt, weil er ein Jahr lang keine Kontakte gepflegt hat. Die nächsten drei Monate verdient er nichts. Am Ende des Jahres hat er nicht 120.000 Euro umgesetzt, sondern knapp 90.000. Er ist erschöpft und muss sich trotzdem sofort um das nächste Projekt kümmern.

Das Problem war nicht der Markt. Das Problem war eine Planung, die davon ausgegangen ist, dass jeder Arbeitstag ein abrechenbarer Tag ist.

Warum Standardlösungen nicht ausreichen

Die meisten Stundensatzrechner und Faustregeln haben denselben Fehler: Sie ziehen von 365 Tagen zwar Wochenenden und Urlaub ab, aber nicht die Arbeit, die ein Unternehmer zusätzlich zur Projektarbeit erledigen muss. Freelancer sind aber nicht nur Fachleute, sondern auch ihr eigener Vertrieb, ihre eigene Buchhaltung und ihre eigene Personalentwicklung.

Typische Fehlentscheidungen:

- Die Akquise wird erst dann gestartet, wenn das aktuelle Projekt endet. Bis zum nächsten Auftrag vergehen im Schnitt aber oft zwei bis vier Monate. - Krankheitstage werden gar nicht eingeplant. Einen Ausfall bezahlt aber niemand außer Ihnen selbst. - Fortbildung wird verschoben, bis das eigene Profil nicht mehr zum Markt passt. - Ein einziger Kunde bindet die gesamte Kapazität. Das führt zu starker Abhängigkeit und in Deutschland zusätzlich zum Risiko der Scheinselbstständigkeit. - Es gibt keinen Puffer für Mehraufwand im Projekt. Jede Änderung geht dann direkt auf Kosten der Freizeit oder der Qualität.

Eine Auslastung von 100 Prozent klingt nach Erfolg. Tatsächlich bedeutet sie, dass Sie Ihr Geschäft nur noch betreiben und nicht mehr entwickeln.

Das praxiserprobte Vorgehen

Schritt 1: Die echten Arbeitstage ermitteln Rechnen Sie ehrlich: 365 Kalendertage – 104 Tage Wochenende – 10 Feiertage – 30 Tage Urlaub – 10 Tage Krankheit (Reserve) – 5 Tage Weiterbildung = 206 verfügbare Arbeitstage

Schritt 2: Nicht abrechenbare Arbeit abziehen Akquise, Angebote, Netzwerkpflege, Buchhaltung, Steuern, IT und Organisation brauchen erfahrungsgemäß 20 bis 25 Prozent der Arbeitszeit. Bei 25 Prozent bleiben rund 155 abrechenbare Tage übrig. Das entspricht etwa 70 Prozent der Tage, die Sie ohne Urlaub und Krankheit theoretisch zur Verfügung hätten.

Schritt 3: Den Tagessatz aus den echten Tagen ableiten Für 120.000 Euro Umsatz bei 155 abrechenbaren Tagen brauchen Sie einen Tagessatz von rund 775 Euro und nicht 545 Euro. Dieser Unterschied von mehr als 40 Prozent entscheidet darüber, ob sich die Selbstständigkeit lohnt oder ob Sie nur einen schlecht abgesicherten Angestelltenjob haben.

Schritt 4: Die Woche strukturieren Ein bewährtes Modell ist die 4+1-Woche: vier Tage für das Kundenprojekt, ein Tag für Akquise, Verwaltung und Weiterbildung. Wenn der Kunde fünf Tage braucht, vereinbaren Sie das für einen begrenzten Zeitraum und nicht dauerhaft.

Schritt 5: Die Pipeline laufend pflegen Beginnen Sie spätestens drei Monate vor dem Projektende mit der Akquise für das nächste Projekt. Planen Sie sich dafür feste Termine im Kalender ein, auch wenn Sie gerade voll ausgelastet sind.

Qualitätsprüfung

Ihre Kapazitätsplanung ist belastbar, wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können:

- Sind Urlaub, Krankheit und Weiterbildung als feste Tage eingeplant? - Ist der Tagessatz aus den abrechenbaren Tagen berechnet und nicht aus den Arbeitstagen? - Gibt es jede Woche feste Zeit für Akquise und Verwaltung? - Kommen höchstens 70 bis 80 Prozent des Umsatzes von einem einzigen Kunden? - Würden Sie einen Monat ohne Auftrag finanziell überstehen? - Haben Sie drei Monate vor dem Projektende schon Gespräche über Folgeprojekte?

Häufige Fehler bei der Umsetzung: Man plant den Akquisetag ein, opfert ihn aber beim ersten Engpass im Projekt. Man erhöht den Tagessatz im Kopf, aber nicht im nächsten Angebot. Und man behandelt Reservetage für Krankheit als Bonus-Urlaub.

Fazit und nächster Schritt

Eine Auslastung von 100 Prozent ist kein Zeichen für ein gesundes Geschäft, sondern für eine fehlende Reserve. Profitabel arbeiten Freelancer, die mit etwa 150 bis 165 abrechenbaren Tagen planen, ihren Tagessatz daraus ableiten und die freie Zeit gezielt für Akquise und Weiterentwicklung nutzen.

Ihr nächster Schritt: Nehmen Sie Ihre Zahlen vom letzten Jahr und rechnen Sie aus, wie viele Tage Sie tatsächlich abgerechnet haben. Teilen Sie Ihren Umsatz durch diese Zahl. Das Ergebnis ist Ihr echter Tagessatz, und für die Planung des nächsten Jahres ist genau diese Zahl entscheidend.

Erfahrung aus der Praxis

Als Projektleiter habe ich in über 30 Jahren sehr viele Freelancer beauftragt, und ein Muster ist mir immer wieder aufgefallen: Die Freelancer, die sofort „fünf Tage die Woche, ab Montag“ zugesagt haben, waren selten die, auf die ich mich am Ende am meisten verlassen konnte. Wer komplett ausgebucht ist, hat keinen Spielraum, wenn das Projekt mehr Aufwand braucht als geplant. Das braucht es fast immer. Bei einem internationalen Programm hatte ich einen sehr guten Berater, der parallel zwei Kunden zu je 100 Prozent bedienen wollte. Nach vier Monaten ist er krankheitsbedingt ausgefallen, und zwar genau in der kritischsten Testphase. Wir mussten sein Wissen unter Zeitdruck an jemand anderen übergeben. Das hat uns mehr gekostet als seine gesamten Tagessätze. Daraus habe ich eine Entscheidung abgeleitet, die ich seitdem konsequent umsetze: Für Schlüsselrollen beauftrage ich lieber vier Tage pro Woche zu einem höheren Tagessatz als fünf Tage zu einem niedrigeren. Und wenn mir ein Freelancer offen sagt, dass er einen Tag pro Woche für Akquise und Verwaltung braucht, ist das für mich kein Nachteil. Es zeigt mir, dass er sein Geschäft im Griff hat.